Mitarbeit in Sekretariat und Forschungsbibliothek

 

Zur Ergänzung und Unterstützung unseres kleinen und engagierten Teams im Bereich Sekretariat und Forschungsbibliothek suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt in Vollzeit

 

Kunsthistoriker (m/w/d)

 

bei denen sich das Interesse an der Kunst mit der Freude am Organisatorischen verbindet und die sich gerne umsichtig für einen reibungslosen Ablauf der Geschäftsvorgänge einer Stiftung einbringen.

 

Der Aufgabenbereich umfaßt vorrangig

 

• > Alle anfallenden organisatorischen und administrativen Sekretariatsaufgaben

• > Abwicklung der in der Telephonzentrale eingehenden Telephongespräche

• > Selbständige Erledigung von interner und externer Korrespondenz

• > Koordination, Vor- und Nachbereitung sowie Begleitung von Terminen

• > Ansprechpartner für den Kollegenkreis und externe Dienstleister

• > Aktenpflege und Ablage

• > Verwaltung der Arbeitsmittel inkl. Bestellwesen

 

Neben diesem Schwerpunkt im verwaltungstechnischen Bereich, umfaßt die Tätigkeit für die Forschungsbibliothek

 

• > Bestellwesen für Neuerscheinungen und antiquarische Titel

• > Recherche in Online-Literatur- und Zeitschriftendatenbanken

• > Korrespondenz mit in- und ausländischen Bibliotheken

• > Literaturbeschaffung in externen Bibliotheken in Köln einschl. der damit verbundenen Dienstgänge

• > Erfassung und wissenschaftliche Verschlagwortung der Neuzugänge der Bibliothek in das Datenbanksystem FAUST

 

Gute EDV- und Fremdsprachen-Kenntnisse sowie Erfahrungen auf dem Gebiet allgemeiner Verwaltungstätigkeiten sind neben Flexibilität, Belastbarkeit und organisatorischem Geschick sowie Erfahrungen in ähnlichen Arbeitsumfeldern erwünscht. Daneben erwarten wir grundlegende kunstgeschichtliche Kenntnisse sowie Vertrautheit mit tiefergehenden Literaturrecherchen im Internet. Führerschein Klasse B wird vorausgesetzt. Darüber hinaus freuen wir uns über ein hohes Maß an Sorgfalt und Zuverlässigkeit bei der Durchführung der übertragenen Aufgaben.

 

Konnten wir Interesse wecken? Dann freuen wir uns über Ihre Bewerbung per E-Mail bis 18. Juni 2023 an